ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) /SENEGAL Posted on 07/02/2020 by Joseph Kanyugo CAREERS GET INVOLVED // CAREERS ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) /SENEGAL Deadline: February 20, 2020 Open Job Share This Job: African Population and Health Research Center (APHRC) est une Organisation Non Gouvernementale, basée en Afrique, qui œuvre dans la recherche scientifique de haut niveau dans des domaines comme l’éducation, la population, la santé, le vieillissement, l’urbanisation et le bien-être des populations africaines. APHRC vise à susciter le changement en Afrique Subsaharienne en utilisant des données fiables analysées par des chercheurs africains expérimentés. Nos programmes de recherche sont orientés vers les priorités continentales de développement et sont guidés par la conviction que les données factuelles doivent être à la pointe des décisions concernant la santé et le bien-être des populations et le développement du continent. APHRC souhaite recruter un un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (H/F) basé(e) à Dakar pour appuyer son équipe régionale Afrique de l’Ouest dans l’exécution d’activités techniques et administratives. TÂCHES PRINCIPALES En charge de la gestion du bureau du Directeur et répondre aux différentes requêtes en son absence ; Gérer les rendez-vous du Directeur et d’autres membres de l’équipe en cas de nécessité ; Gérer les réunions de l’équipe, en particulier préparer la documentation nécessaire et prendre des notes au cours des réunions ; Identifier les points d’actions au cours des réunions et assurer leur suivi auprès des parties prenantes en vue de leur mise en œuvre ; Gérer l’archivage systématique des contrats et conventions, des rapports de projet, des correspondances et autres documents nécessaires ; Aider à la préparation et au formatage des rapports, contrats, conventions et autres documents ; Aider à la préparation des propositions techniques et financières en prenant en charge le développement des sections traitant de questions administratives, et s’assurer que toutes les conditions requises sont remplies ; Gérer l’organisation logistique des réunions, séminaires et conférences en préparant les budgets spécifiques, réservations d’hôtel, itinéraires de voyage et les documents nécessaires, en envoyant les invitations, et en s’occupant du remboursement des frais de voyage aux participants ; Gérer la caisse d’avance du bureau et le suivi des véhicules administratifs ; Gérer les délais de soumission des livrables en utilisant notre plateforme de gestion des projet (PMS) et assurer le suivi des rapports de projet et le respect des délais de soumission ; et Aider au suivi de la mise en œuvre des projets y inclus la revue des taux d’absorption financière en utilisant notre plateforme de gestion comptable. PROFIL REQUIS Licence en Administration des Affaires ou autre discipline connexes ; Au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire et un environnement de travail chargé, de préférence, une ONG, structure de recherche ou projet de recherche d’envergure ; Bonnes capacités organisationnelles, de gestion financière et de planification ; Excellente connaissance de l’outil informatique ; Excellentes capacités de communication orale et écrite en Anglais et en Français Bonnes aptitudes à gérer les relations interpersonnelles et à travailler sous pression ; Expérience de travail dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel. ATOUTS SUPPLEMENTAIRES Avoir un sens du détail, de la discrétion et de la courtoisie ; Aptitude à travailler de manière indépendante, à identifier les priorités, à gérer plusieurs taches à la fois, à respecter les délais, et Avoir un sens de l’initiative et de l’innovation, à apprécier rapidement les situations et les gérer convenablement, à résoudre des problèmes et avoir un esprit de groupe. Les candidats intéressés sont priés de soumettre un dossier en anglais comprenant : une lettre de motivation, un CV détaillé, et les noms et contacts (email, téléphone) de 3 personnes de référence. Le dossier complet devra être envoyé par courriel au plus tard le Jeudi 20 février 2020 à 13 :00 à l’adresse suivante: jobs@aphrc.org. Seuls les dossiers de candidature complets seront examinés. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Le dossier de candidature devra être adressé à : The Human Resources Officer African Population and Health Research Center BP 45933 VDN NAFA, Dakar Sénégal Pour plus d’informations sur l’APHRC, consultez le site www.aphrc.org. APHRC est un employeur fortement attaché à l’égalité des chances et à la protection des enfants.